ウェルカムボックスとは？メリット・作成手順・おすすめ内容も解説！

コロナ禍で厳しい採用活動の中、入社を決めてくれた新入社員に対してできることとして人気となっているのが「ウェルカムボックス」です。

しかし、最近できている文化のため、企業担当者の方にとっては、どんなアイテムを選べばいいのか、どのようなポイントで選べばよいのか理解できないという人は珍しくないでしょう。

この記事では、ウェルカムボックスのメリットや作成手順、具体的なおすすめアイテムを解説します。内容や準備に迷っている方にとって参考になる情報なので、ぜひご一読ください。

ウェルカムボックスとは

ウェルカムボックスは、新入社員を迎える際に企業が贈る特別な箱詰めギフトです。通常は社員証や名刺、業務に使えるアイテム、そして企業理念を学べる本やクレドブックなどが含まれます。

これらの業務に使えるアイテムに加え、企業ロゴ入りのノベルティや遊び心のあるアイテム、お菓子などを添えることで、企業への愛着を育むこともできるのが特徴です。

ウェルカムボックスの目的は、新入社員のエンゲージメント向上や離職率低下など、リテンションマネジメントの一環です。

タイミングは入社当日や入社前など様々で、特にリモートワークが普及する中では、郵送タイプのウェルカムボックスが重宝されています。

ウェルカムボックスを配布するメリット

感謝・歓迎の気持ちを示せる

ウェルカムボックスは、入社してくれた新入社員に感謝と歓迎の気持ちを伝える特別な贈り物です。

オリジナルデザインの箱や厳選されたアイテム、そして社員からのメッセージカードが、心温まるサプライズとして受け取られることでしょう。

入社を記念するこのコーポレートギフトは、実際のイベントやオリエンテーションと同じくらいの価値を持ち、企業からの暖かい歓迎の言葉も共に届けられます。

従業員の定着率が高められる

ウェルカムボックスは、企業への愛着や親しみを育むための効果的な手段です。企業の文化や価値観を反映したオリジナルアイテムは、特別感があり、新入社員の帰属意識を高めます。

入社前にウェルカムボックスを受け取ることで、自分も会社の一員としての自覚を持つことができ、モチベーションが高まるということです。リモートでの入社式でも、郵送のウェルカムボックスによって新入社員のエンゲージメントを高められるでしょう。

従業員の離職率を下げるためには、従業員エンゲージメントを向上させる施策が重要です。その一環として、ウェルカムボックスを導入することで、従業員の絆を深めることができます。

業務に早く慣れてもらいやすくなる

ウェルカムボックスは、オンボーディング（業務への導入教育）をスムーズに進めるのに大いに役立ちます。

名刺や社員証ホルダー、ステーショナリーなど、業務に必要なアイテムが一式セットになっているため、「オンボーディングボックス」や「入社キット」と呼ばれています。

新入社員にとっては、必要なものが揃っており、すぐに入社後の研修を開始できる便利なポイントです。

特にリモートと出社の両方の勤務形態に対応する必要がある場合、入社後のスケジュールや状況を考慮しながらアイテムを選定することが重要です。

計画的にウェルカムボックスを準備することで、新入社員のオンボーディングを円滑に進めることができます。

ウェルカムボックスを作成する手順

ここからは、ウェルカムボックスを作成する手順について解説します。

内容を検討する

ウェルカムボックスは、目的によって内容が変わります。まずは内容を検討しましょう。

ウェルカムボックスは、名刺や社員証ホルダー、ステーショナリーなど、業務に必要なアイテムが一式セットになっているものが多いです。そのため、「オンボーディングボックス」や「入社キット」と呼ばれています。

新入社員にとっては、必要なものが揃っており、すぐに入社後の研修を開始できる便利なポイントです。

特にリモートと出社の両方の勤務形態に対応する必要がある場合、入社後のスケジュールや状況を考慮しながらアイテムを選定してください。

また、ウェルカムボックスには、特に最近増えているアイテムが含まれています

まず、「Welcome Letter」は、入社の歓迎の意を伝えるレターで、役員や面談担当者からのメッセージが含まれます。これは新入社員の不安を解消し、入社後の組織への適応を助けます。

さらに、「業務上必要なグッズ以外のアイテム」には、企業の文化を反映したコンピテンシーカードや、実用的なグッズが含まれます。

これにより、新入社員は組織の雰囲気を感じ、モチベーションを高めることができます。企業の想いや社風、新入社員へ伝えたいメッセージを形にしたアイテムも入れてみてはいかがでしょうか。

制作会社を検討する

次に、ウェルカムボックスの制作会社を選定します。制作会社の検討のためには、以下のポイントを意識しましょう。

制作会社の選定基準としてまずは、高品質な仕上がりが期待できることが挙げられます。さらに、その会社の対応の迅速さや丁寧さなど、信頼性を意識する必要があります。

次に、制作会社とのコミニュケーションのしやすさも検討の基準になります。

ウェルカムボックスは、入社という重要な場面で活用されるので、グッズへの要望や運用について、相談したいことも出てきます。

その際に、細かなコミュニケーションを取ってくれる制作会社であれば、スムーズに制作から配布までサポートしてくれるでしょう。

また、制作会社を検討するときに提案してくれる会社だと、この後のサイズや贈る方法なども相談に乗ってくれます。

最後に、発注単位についても注意が必要です。

新入社員の数に合わせて1つからの少数発注が可能な会社もあるため、人数に応じて適した会社を選ぶことが重要です。これにより、予算内で必要な個数を注文できる見積もりができ、適切な対応が期待できます。

サイズを検討する

ウェルカムボックスは箱のサイズにも気を遣う必要があります。郵送するのか、対面で渡すのかによっても変わるでしょう。

最も一般的な箱の種類とサイズは、パソコン用の梱包BOX（ノートPC・大）とウェルカムボックス用のオーダーメイドダンボール A式（みかん箱）です。また、PCを輸送時の衝撃から守るためには、パソコン用梱包BOXの内寸長さ 443 × 幅 359 × 深さ 150 mmが使用されます。

贈る方法を検討する

Welcome Boxを贈る方法について、検討が必要です。このようなギフトを贈る方法は様々です。例えば、郵送する方法や、社内研修や入社式などのイベントで手渡す方法があります。どの方法を選ぶかは、イベントの有無や贈るものの運びやすさなどによって選択しましょう。

具体的な作業内容を決める

ウェルカムボックスの運用に関するオペレーションは、ミスを防ぐために重要です。特に外部委託している場合、ノベルティを送り忘れるなどのミスがあってはなりません。

慎重な検討の結果、以下の案内を作成・印刷し、ウェルカムボックスに同封することで、担当者と新入社員が内容物の不備を確認できるようにしましょう。

制作会社を選ぶ際に、運用まで伴走してくれる担当者がいる会社を選べば、サポートやアドバイスを受けることもできます。

社内情報を整理する

ウェルカムボックス以外にも、新入社員が抱える社内情報への不安や煩わしさを解消するための施策を行うことも重要です。

例えば、社内の組織図に加えて、自己紹介スライドを作成し、顔写真と名前の一致を図る企業もあります。

また、企業によってはSlackなどのコミュニケーションツールにおいて、主要チャンネルを可視化した資料を作成し、新入社員がチャンネルを迷わず利用できるようにしています。

これらの施策は、新入社員の不安解消や円滑なコミュニケーションを促進するために行われています。また、Welcome サイトにはこれらの情報を掲載し、新入社員が入社前に社内情報を理解しやすい環境を整えている企業もあります。

ウェルカムボックスで歓迎の気持ちを表し、業務にスムーズに導入できる環境づくりも同時に進めていきましょう。

ウェルカムボックスおすすめ5選

ここからは、具体的なウェルカムボックス内のアイテムとして、おすすめの5選を紹介します。

アイテムを組み合わせたウェルカムボックスのおすすめを紹介している記事もあるので、そちらも合わせてご覧ください。

Notabag BAG & BACKPACK ポータブルバッグ

Notabag BAG & BACKPACKは、環境に配慮したポータブルバッグです。手のひらサイズに折りたためるので、持ち運びに便利です。また、A4書類も収納可能な広さがあり、重たい荷物でも安心して使えます。製品は欧州の「REACH規則」に準拠し、有害物質の検査をクリアしています。

素材は環境に優しいリップストップ生地で、プラスチック素材を排除し、使い捨て材料を削減しています。サイズは使用時に約65 × 45cmで、収納時には約13 × 15.5cmとコンパクトです。加工方法はシルク、熱転写、ワッペン、刺繍などが推奨されています。

駒屋 リサイクルレザーIDホルダー

駒屋のリサイクルレザーIDホルダーは、高品質な仕上がりと洗練されたデザインが特徴です。ドイツ製のリサイクルレザーを使用し、牛ヌメ革の風合いを生かしています。

使い込むほどに味わい深く、しっかりとした作りで長く愛用できます。シンプルなデザインなので、ビジネスシーンからカジュアルな場面まで幅広く活躍します。

男性や女性、さまざまな世代の方に違和感なく馴染むでしょう。製品価格は変動する場合がありますので、ご了承ください。素材はサルパソフト（牛ヌメ革リサイクルレザー）で、日本で生産されています。エンボス加工（型押し）がおすすめの加工方法です。

RE:PET Tote Bag

RE:PET Tote Bagは、多くの荷物を収納できる大容量のトートバッグです。十分なマチがあり、ショッピングや日常の持ち物を楽に収納できます。100％ペットボトル再生生地を使用しており、環境にやさしく持続可能な社会づくりに貢献します。シンプルなデザインで、性別や年齢に関係なく誰でも持ちやすいです。

さらに、頑丈で耐久性があり、長く愛用できるため、1枚持っているだけで大きなメリットがあります。名入れはできませんが、その他の特長をお楽しみください。サイズは高さ64㎝、幅39㎝、マチ10cmで、素材はポリエステル100％（ペットボトル再生生地）です。生産は中国で行われています。

Mizu T16 保温保冷タンブラー 470ml

Mizu T16 保温保冷タンブラーは、最後の一滴まで温かいコーヒーや結露の心配のない冷たいティーを楽しめるタンブラーです。真空二層構造で作られており、保温保冷性に優れています。18-8ステンレス鋼で作られた本体は錆びにくく、耐久性があります。

さらに、BPAフリーであり、環境にも人体にも優しい製品です。容量は470mlで、コンパクトなサイズながら十分な量の飲み物を楽しめます。製品の寸法は高さ15.6cm×奥行8.7cmで、重量は264ｇです。ステンレス素材で作られており、中国で生産されています。レーザーやパッドなどの加工がおすすめです。

POPSOCKETS スマホグリップ

POPSOCKETS スマホグリップは、スマートフォンの操作性を格段に向上させてくれる頼もしいアイテムです。装着するだけで、グリップ機能により安定感をもたらし、スタンド機能で手軽に立てかけることができます。

さらに、デザイン部分は手で簡単に外せるので、気分やシーンに合わせて自由にカスタマイズすることができます。スマートフォンを使う機会が多い現代の生活において、POPSOCKETSは不可欠な存在となることでしょう。価格はリーズナブルでありながら、その機能性と使いやすさは抜群です。

まとめ

ウェルカムボックスは、新入社員の定着率を上げるために効果的な施策であり、近年人気の文化でもあります。そのメリットや準備手順を理解し、その効果を最大化させられるよう努めましょう。

Culture goodsでは、ウェルカムボックスの内容や送る方法など、細かなことまで専属の担当者がサポートします。どうすれば良いのかわからないという方や、希望がある方はぜひ一度ご相談ください。